Что такое ЭДО, и почему его стоит использовать?

Сегодня многие частные компании переходят, или уже перешли на ЭДО – электронный документооборот. Он более удобен по сравнению с обычным (бумажным) документооборотом, и не требует больших средств на внедрение/использование. Перейти на ЭДО сегодня можно в короткие сроки, и с минимальными расходами. Это не только ускорит отправку и получение документов, но и высвободит огромное количество времени, которое можно будет потратить на развитие бизнеса или другие неотложные дела.

Особенности ЭДО

Электронный документооборот подразумевает не только отправку и прием документации, но и ее создание, обработку и хранение в электронном виде. То есть – не на бумаге, а в компьютерной памяти: на HDD/SSD. В большинстве случаев ЭДО может осуществляться без дублирования документов на бумаге. Они будут существовать только в электронном виде, и при этом обладать таким же статусом, как и бумажная документация.

Для подтверждения статуса электронных документов (ЭД) используются специальные электронные подписи (ЭП). Подписанные ими документы отправляются по защищенным/зашифрованным каналам связи, и также могут подписываться получателями. Когда это происходит, вы получаете соответствующее уведомление. Подпись, сделанную от руки, сложно подделать, и любая экспертиза сразу же выявит несоответствие. То же самое касается и электронных подписей, каждая из которых – уникальна, и присваивается конкретному физическому/юридическому лицу.

В качестве примера можно рассмотреть порядок работы с ЭДО между двумя компаниями:

• Сотрудник первой компании создает электронный документ (через специальное ПО) и проставляет на нем электронную подпись, юридически закрепленную за первой компанией. После чего отправляет документ сотруднику второй компании
• Получатель из второй компании ознакомляется с документом и в случае согласия – проставляет свою ЭП;
• Отправителю поступает уведомление об успешном подписании документа;
• Обе компании могут приступать к непосредственному ведению бизнеса: закупке сырья, отправке товаров, переводу средств и т.д.

Таким образом, документ отправляется и утверждается без личных встреч, и без использования курьерских/почтовых служб. Скорость такого документооборота в разы выше, а надежность не уступает обмену бумажной документацией.

Учитывая неоспоримые преимущества ЭДО, сегодня им активно пользуются и крупные корпорации, и индивидуальные предприниматели. Посредством ЭДО можно проводить самые разные операции: рассчитываться с контрагентами, обмениваться бухгалтерскими отчетами, передавать счета-фактуры, акты выполненных работ, договоры и т.д. Электронный документооборот может быть организован в рамках одной компании, между несколькими компаниями/ИП, или между компаниями/ИП и государственными учреждениями.

В чем преимущества и недостатки?

Инновация не имеет смысла, если не вносит конкретные улучшения в ведение бизнеса. Учитывая, что сегодня все массово и добровольно переходят на ЭДО, сомневаться в его преимуществах уже не приходится. К главным плюсам электронного документооборота можно отнести:

• Сокращение расходов на печать и хранение бумажных документов. Дорогостоящая оргтехника, обширные картотеки, заправка картриджей, покупка бумаги – от всего этого можно раз и навсегда отказаться, внедрив на предприятии ЭДО. Пока еще остается ряд документов, которые обязательно иметь в физическом/бумажном виде, но их менее 1% от всей массы официальной документации;
• Надежную защиту данных. Электронный документ доступен только отправителю и получателю, и надежно шифруется перед отправкой. Это минимизирует риски перехвата данных третьими лицами. Так, обычный бумажный документ можно заснять на телефон за пару секунд, а для просмотра электронного его сначала нужно расшифровать. Учитывая передачу по защищенным каналам связи, сделать это крайне сложно/дорого;
• Экономию времени. Не имеет значения, как далеко друг от друга находятся отправитель и получатель: в соседних офисах, или на разных континентах. С учетом шифрования, ЭД передается по интернету всего за пару минут. Это позволяет в течение дня утверждать и согласовывать огромное количество документов, и при необходимости – оперативно вносить в них правки;
• Отслеживание статуса ЭД. Отправитель может в любой момент посмотреть статус отправленного документа и узнать, был ли он доставлен, подписан или отклонен;
• Возможность автоматизации. ЭД не обязательно составлять и отправлять "вручную". За вас это может делать электронная система бухгалтерского учета, настроенная должным образом;
• Простой доступ к архивам. Если бумажный документ, подписанный несколько лет назад, придется долго искать в картотеке, то электронный находится по запросу за считанные секунды. В личном кабинете хранятся все ЭД, составленные и отправленные с начала внедрения ЭДО и по сей день. Их можно быстро извлечь из базы и передать в суд, в ФНС, или в любое другое учреждение;
• Снятие нагрузки с персонала. Необходимость в "физическом" составлении и передаче документов отсутствует, что высвобождает время сотрудников, которое они могут эффективно тратить на другие важные дела в течение рабочего дня.

К плюсам ЭДО также можно отнести возможность круглосуточного обмена документами – в любое время дня и ночи, когда не работают курьерские/почтовые службы. Но, к сожалению, у электронного документооборота есть и свои минусы, которые тоже нужно перечислить:

• Зависимость от компьютерной техники, программного обеспечения и интернет-соединения. Если они выйдут из строя, работа компании на время будет "заморожена";
• Зависимость от бизнес-партеров. Если они до сих пор пользуются бумажным документооборотом, вам придется вести "смешанный" электронно-бумажный обмен документами;
• Необходимость в первоначальных инвестициях. Придется покупать электронные подписи, оборудование и ПО для ЭДО, а также проводить обучение персонала.

Эти минусы не перекрывают плюсы ЭДО, тем более что сталкиваются с ними далеко не все компании. Например, второй пункт сразу же отпадает, если все ваши деловые партнеры уже перешли на ЭДО. А стабильная работа оборудования и ПО может быть легко обеспечена штатными "технарями" или оформленным сервисным обслуживанием.

Стоит ли переходить на ЭДО именно вам?

Наиболее выгоден электронный документооборот для крупных компаний/корпораций, ежемесячно обрабатывающих большое количество документов. Для них ЭДО – это возможность сэкономить десятки и сотни тысяч рублей, а также в разы сократить процент ошибок и погрешностей при составлении документации. И, конечно же, ЭДО экономит время, что в случае с крупным бизнесом тоже приводит к увеличению прибыли.

Не так очевидна польза ЭДО для малого и среднего бизнеса, ограниченного в товарообороте, и как следствие – в сопутствующем документообороте. Но если речь идет не о единичной торговой точке, а хотя бы о небольшой сети из 3-4 точек, использование электронного документооборота уже будет оправдано. Кроме того, для мелкого и среднего бизнеса предпочтительно получать оплату за товары/услуги уже в день подачи документов, что ЭДО обеспечивает как нельзя лучше.

Невыгоден электронный документооборот только для мелких компаний и отдельно взятых индивидуальных предпринимателей, нечасто использующих документацию как таковую. Чтобы точно понять, выгоден ли ЭДО конкретно для вас, воспользуйтесь специальным онлайн-калькулятором на сайте Федеральной Налоговой Службы.

Операторы ЭДО

При желании, наладить электронный документооборот с контрагентами и ИП можно самостоятельно, но сегодня многие компании предпочитают поручать эту задачу посредникам – операторам ЭДО. Это избавляет от необходимости вникать в технические нюансы и постоянно контролировать документооборот, чтобы не допускать ошибок и не нарушать закон. В свою очередь, оператор ЭДО, взимая небольшую плату за свои услуги, обеспечивает:

• уведомления Федеральной Налоговой Службы;
• проверку электронных подписей на подлинность;
• шифрование передаваемых данных.

Клиент получает 100% конфиденциальность и может спокойно заниматься бизнесом – с уверенностью в том, что вся необходимая документация рассылается и получается в нужном объеме.

Как перейти на ЭДО?

Сегодня перевести работу компании на электронный документооборот можно за короткое время, и с относительно небольшими расходами. Поэтапный порядок действий выглядит так:

• Оповещение контрагентов о том, что вы собираетесь ввести ЭДО;
• Приобретение электронной подписи, которая будет в дальнейшем юридически закреплена за вашей организацией. Приобрести ее можно в Министерстве связи Российской Федерации. Если подписи будет проставлять не один человек, а разные сотрудники, у каждого из них должна быть своя ЭП;
• Выбор подходящего оператора, через которого будет осуществляться ЭДО. После заключения договора вы сможете зарегистрироваться в онлайн-сервисе и получить доступ в "Личный кабинет".

Имея доступ к "Личному кабинету", вы сможете подписывать электронные документы ЭП и отправлять получателям. Подводя итог, можно сказать, что внедрение ЭДО потребует от вас определенных расходов (времени и денег), но сторицей окупится в будущем. Большинство компаний, использующих электронный документооборот, эффективно оптимизируют бизнес и экономят ресурсы, которые впоследствии инвестируют в новые проекты!