назад к Статьям

Как подключить облачную кассу

После внесения поправок в законодательство РФ, большинство индивидуальных предпринимателей в 2023 году обязаны иметь онлайн-кассы для приема платежей от клиентов/заказчиков. Это не всегда удобно, ведь в ряде случаев поставщик товара/услуги и ее приобретатель не общаются лично/напрямую, и осуществляют сделки онлайн, удаленно. Для этого существует такой инструмент, как облачная касса, которая полностью заменяет собой "стационарную". Как выбрать и подключить облачную кассу, что для этого нужно, и какие преимущества она обеспечит?

Как выбрать?

Сегодня "облачные" услуги предоставляют многие компании, и ИП/организации могут выбирать среди большого количества предложений. Кроме арендной (месячной) платы, при выборе облачной кассы также стоит учитывать:

  • Окажут ли вам помощь по ее подключению. Далеко не все компании готовы взять на себя заботы по подключению вас к ОФД и постановке на учет в налоговую инспекцию. Эти услуги могут или вообще отсутствовать, или оплачиваться сверх тарифа;
  • Есть ли скрытые платежи. Кроме ежемесячной платы, от вас могут потребовать оплату лицензии, фискального накопителя, дополнительных рабочих мест, технического обслуживания, и т.д. Эти нюансы нужно уточнять заранее – еще до заключения договора.

Если вас все устраивает в предложении данной конкретной компании, непосредственно само подключение облачной кассы займет минимум времени. Вы можете заняться им самостоятельно, или доверить решение вопроса специалистам.

Процесс подключения

Как правило, облачные сервисы предоставляются по схеме "все включено", и вам не придется дозаказывать услуги у сторонних компаний. Как подключить облачную кассу после выбора сервиса? Для этого нужно поэтапно:

  • Заключить договор на долгосрочную аренду. Это может быть 12, 15, 24, 36 месяцев, и т.д. Как правило, чем больше срок, тем дешевле ежемесячная плата, но такие "акции" действуют не всегда и не везде (уточняйте этот вопрос);
  • Оформить электронную цифровую подпись (ЭЦП) и зарегистрировать арендованную онлайн-кассу в Федеральной Налоговой Службе (ФНС);
  • Скачать приложение, которое понадобится каждому вашему сотруднику, принимающему платежи от клиентов. На данный момент для Android один из лучших вариантов – "Дримкас Старт";
  • Зарегистрироваться и авторизоваться в Личном кабинете. В дальнейшем в нем можно будет просматривать и анализировать динамику продаж и отчеты, запускать акции и т.д.;
  • Начать продажи с использованием онлайн-кассы. Отчеты о всех совершаемых оплатах будут автоматически отправляться в ФНС (через оператора).

Самое сложное в подключении онлайн-кассы – получить на нее разрешение у ФНС. Это удается сделать немногим ИП, так как обязательным условием для этого является реализация товаров и услуг "на территории" клиентов. То есть – при доставке "до двери", при выездных ремонтах/обслуживании, и т.д. Если же для совершения оплаты клиент должен приезжать к вам в офис или в пункт выдачи, оформить облачную кассу не получится.

Дополнительная интеграция

При желании, арендованную онлайн-кассу можно совместить/интегрировать с другими системами/сервисами. Например:

  • с товароучетной системой;
  • с платежной формой и CMS сайта – для автоматического создания чеков;
  • с интернет-эквайрингом;
  • с электронными платежными системами.

Многие ИП совмещают облачную кассу с приложением для приема оплаты по месту доставки. Получая несколько платежей одновременно (например – от курьерской и технической службы), касса выстраивает их в очередь и обрабатывает поочередно. Таким образом, чеки автоматически формируются и отправляются в ФНС даже если оплата единовременно проводится из разных мест.

Что вы получаете?

Перед тем как подключить облачную кассу, уточните список ее возможностей, которые будут вам доступны в рамках месячной/годовой аренды. Как правило, компании предоставляют услуги комплексно, и вы сможете без дополнительных трат:

  • отслеживать отправки чеков;
  • работать с маркировками;
  • проводить замену ФН;
  • обновлять программное обеспечение;
  • получать техническое обслуживание.

У многих компаний эти услуги становятся доступными по умолчанию – сразу же после оформления договора и подключения облачной кассы. Круглосуточный доступ к Личному кабинету, возможность отслеживания платежей, проведение акций – все это будет доступно без покупки "физической" кассы, требующей постоянного обслуживания и периодической замены фискального накопителя.