Замена фискального накопителя и перерегистрация кассы

Осуществите замену фискального накопителя (ФН), если срок его действия или объем памяти подошел к завершению.
При этом необходимо учитывать, что замена ФН сопровождается процессом перерегистрации кассы (ККТ).

Осуществить перерегистрацию ККТ возможно одним из способов:

• Через личный кабинет Федеральной налоговой службы (ФНС);
• Через личный кабинет «Первый ОФД».

Для осуществления перерегистрации ККТ вам понадобится КЭП (ЭЦП)

Основные шаги процесса замены ФН на ККТ:

1. Убедитесь в необходимости замены ФН, узнав срок окончания действия ФН на кассе;
2. Убедитесь, что касса с вашим регистрационным номером (РНМ) состоит на учете в ФНС (во избежание потери ФН в случае снятия в ФНС ККТ с учета в одностороннем порядке);
3. Убедитесь, что отчёт о закрытии архива ФН отправлен в ОФД (присутствует в личном кабинете ОФД)
4. Приобретите новый ФН;
5. Сформируйте «Отчет о закрытии фискального накопителя», используя инструкцию, соответствующую Вашей модели кассы;
6. Замените старый ФН на новый;
7. Сформируйте «Отчет об изменении параметров регистрации» на ККТ.

Примечания:

1. Проверить, не снята ли ККТ с учета в ФНС в одностороннем порядке, можно в ЛК ФНС. Если срок действия ключей фискального признака в ФН давно истёк, и касса длительное время не использовалась, ФНС могла снять ККТ с налогового учёта в одностороннем порядке. В случае если касса оказалась снята с учёта, необходимо произвести процедуру регистрации с получением нового РНМ;
2. На данный момент перерегистрация кассы через ОФД возможна только по причине замены ФН;
3. Замена ФН производится до окончания его срока действия или объема памяти, потому что после этого события ФН блокируется и не дает сформировать на кассе «Отчет о закрытии фискального накопителя»;
4. Перерегистрируемая касса обязательно должна быть зарегистрирована, активирована и находиться в режиме онлайн передачи данных в личном кабинете «Первый ОФД» (ЛК ОФД);
5. Перерегистрировать кассу, работающую в автономном режиме, а также со сломанным или утраченным ФН возможно только самостоятельно  через официальный сайт ФНС (www.nalog.ru).

Предварительные действия:

1. Выяснить срок действия ФН.

Информация об окончании срока действия ФН в ЛК ОФД можно просмотреть:

• В разделе  «События» в шапке сайта или на странице «Все события»;

• Во вкладке «Статусы ФН» красным цветом выделены ФН, у которых срок действия менее 3 дней или его наполненность более 90%.  Также в этой вкладке можно просмотреть все ФН, подлежащие замене в ближайшее время, при выставлении соответствующих фильтров: «Ресурс ФН менее 3 дней», «ФН заполнен более 90 %» или указав дату окончания срока действия ФН в фильтре «Дата окончания действия ФН».

Если в ЛК ОФД отсутствуют данные по ФН, то для их указания выставите значок в чек-боксе напротив нужной кассы. Затем справа от чек-бокса «Выбрать все» укажите дату регистрации и срок действия ФН (количество месяцев работы ФН), далее нажмите «Применить»;

2. Приобрести новый ФН.

В зависимости от типа Вашего бизнеса и количества пробиваемых чеков в день выберите в магазине «Первый ОФД» на странице «Фискальные накопители» (https://shop.1-ofd.ru/collection/fiskalnye-nakopiteli) накопитель с определенным сроком действия, объемом памяти, а также совместно с тарифом ОФД или без него.

Ознакомьтесь с описанием, характеристиками и отзывами, а также сравните интересующие ФН. Ознакомьтесь со статьей «Какой фискальный накопитель выбрать» (https://www.1-ofd.ru/kakoy-fiskalnyy-nakopitel-vybrat), чтобы не ошибиться с правильностью выбора накопителя. Разобраться в особенностях товара и посчитать его доставку  помогут специалисты «Первый ОФД». Обратиться к ним за помощью можно посредством чата, электронной почты, заказав обратный звонок. Данные средства связи со службой поддержки  доступны на странице «Фискальные накопители».

Пошаговая инструкция замены ФН и перерегистрации ККТ через личный кабинет ФНС:

1. Произведите закрытие старого ФН на кассе. Для этого отправьте отчёт о закрытии ФН в ОФД. Затем найдите его в ЛК ОФД;
2. Произведите физическую замену на кассе старого ФН на новый;
3. Отправьте отчёт об изменении параметров регистрации в ОФД. Если касса подключена к интернету, то ОФД получит данный отчёт автоматически. При этом состояние кассы в ЛК ОФД изменится на «Ожидает подтверждение регистрации в налоговой службе», а статус успешной передачи отчёта в ФНС при этом будет отрицательным «красный круг». Это связано это с тем, что отчёт об изменении параметров регистрации получен ОФД и передан в ФНС быстрее, чем осуществляется подтверждение перерегистрации ФН из следующего пункта инструкции. На работу кассы это не влияет и нарушением не является;
4. На сайте nalog.ru в личном кабинете ФНС (ЛК ФНС) запустите процедуру перерегистрации в связи с заменой ФН. Внесите необходимую информацию из отчёта о закрытии ФН, и отчёта об изменении параметров регистрации. При использовании «облачной кассы», которая физически установлена в центре обработке данных (например, Атол Онлайн или Kit Online), данные о закрытии ФН и отчёт об изменении параметров возьмите из вкладки «Мониторинг касс» в ЛК ОФД;
5. После завершения процедуры перерегистрации в ЛК ФНС (перерегистрация подтверждена фискальным признаком из отчёта об изменении параметров регистрации, полученным от кассы) скачайте новую карточку регистрации с новым номером ФН;
6. При этом состояние кассы в ЛК ОФД изменится с «Ожидает подтверждение регистрации в налоговой службе» на «Зарегистрирована». При условии стабильной работы службы на стороне ФНС это происходит автоматически, даже если у пользователя отсутствует КЭП (ЭЦП) и он осуществляет перерегистрацию ККТ посредством личного обращения в налоговую инспекцию.

Пошаговая инструкция замены ФН и перерегистрации ККТ в ФНС через ОФД:

1. Произведите закрытие старого ФН на кассе. Для этого отправьте отчёт о закрытии ФН в ОФД. Затем найдите его в ЛК ОФД;
2. Далее в ЛК ОФД во вкладке «Управление кассами» установите флажок напротив нужной кассы и нажмите на кнопку «Регистрация в ФНС». В появившемся выпадающем меню выберите «Перерегистрировать».

Рисунок 80. Перерегистрация в ФНС зарегистрированной и активированной ККТ

3. Введите сведения в обязательные для заполнения поля, отмеченные звездочкой (*) на открывшейся странице «Перерегистрация ККТ в ФНС». Установите в поле «Причины перерегистрации ККТ» флажок «Замена фискального накопителя».

   Примечание: На данный момент в поле «Должность лица, подписавшего заявление» можно выбрать только «Генеральный директор» (для ЮЛ)/«Индивидуальный предприниматель» (для ИП). В поле «Методы перерегистрации в ФНС» можно выбрать только «Первый ОФД». Остальной функционал находится в разработке.

   Далее нажмите на кнопку «Создать». Для успешной подписи заявления для перерегистрации ККТ в ФНС установите плагин для работы с КЭП (ЭЦП). После чего подпишите и отправьте данное заявление. При этом перерегистрируемая касса будет иметь состояние в ФНС «Ожидается отправка». Если вы не зарегистрированы в Информационном реестре участников документооборота (ИРУД), то после подписания вами заявления на перерегистрацию ККТ совместно с отчетом о закрытии фискального накопителя будет происходить автоматическая регистрация в ИРУД. После завершения регистрации в ИРУД состояние ККТ сменится на «Заявление и отчет о закрытии ФН отправлены в ФНС».

   

4. После принятия ФНС на рассмотрение заявления на перерегистрацию ККТ совместно с отчетом о закрытии фискального накопителя состояние ККТ изменится на «Заявление принято на рассмотрение в ФНС»;
5. В случае отрицательного ответа от ФНС после рассмотрения заявления перерегистрируемая ККТ будет иметь следующие состояния:
   • «Предоставьте отчет о закрытии ФН» - в случае отправки некорректно заполненного отчета о закрытии фискального накопителя. При получении данного ответа исправьте ошибки в отчете о закрытии ФН, подпишите его и отправьте его повторно;
   • «Отказ в приеме заявления о перерегистрации» - в случае неверно поданных данных в заявлении на перерегистрацию ККТ. При получении данного ответа начните процедуру перерегистрации ККТ вновь, исправив присланные ФНС замечания, указанные на странице настроек данной кассы или во вкладке «Документы»;
6. В случае положительного ответа от ФНС после рассмотрения заявления перерегистрируемая ККТ будет иметь состояние «Предоставьте отчет об изменении параметров регистрации».
7. Замените на кассе старый ФН на новый;
8. Сформируйте отчет об изменении параметров регистрации на ККТ. Если касса подключена к интернету, то ОФД получит данный отчёт автоматически.
9. Далее в ЛК ОФД перейдите одним из способов к форме заполнения отчета об изменении параметров регистрации:
   • Со страницы настроек перерегистрируемой кассы, нажав в ней на кнопку «Предоставить отчет об изменении параметров регистрации»;

     

   • Перейдя в колонке «Состояние в ФНС» по ссылке «Отчет об изменении параметров регистрации» перерегистрируемой кассы во вкладке «Управление кассами».

     

   После этого откроется форма ввода данных в отчет об изменении параметров регистрации.

   

   Введите сведения во все обязательные для заполнения поля, отмеченные (*). Нажмите «Подписать». Далее осуществите подпись и отправку отчета;

10. После получения ФНС данного отчета ККТ примет состояние «Отчет об изменении параметров регистрации получен ФНС». После принятия данного отчета на рассмотрение в ФНС состояние ККТ изменится на «Отчет об изменении параметров регистрации принят на рассмотрение в ФНС».
11. После проверки отчета об изменении параметров регистрации на стороне ФНС и получении положительного ответа, ККТ перейдет в состояние «Зарегистрирована». При этом касса продолжит работать по ранее установленному тарифному плану. Сразу после перехода ККТ в данное состояние ОФД начнет передавать  сведения по данной кассе в ФНС.
12. При получении отрицательного ответа после рассмотрения отчета об изменении параметров регистрации в ФНС касса перейдет в состояние «Предоставьте отчет об изменении параметров регистрации». Исправьте недочеты в отчете, подпишите его и повторно отправьте в ФНС.

Что делать со старым ФН:

Старый ФН необходимо хранить в течение 5 лет и предъявить для проверки по требованию ФНС.