Бланк авансового отчета

Для учета средств, которые выдаются сотрудникам организации для выполнения какого-либо служебного долга, например командировки или закупки ГСМ для транспорта, бухгалтерией оформляется авансовый отчет. Авансовый отчет - это локальный нормативный акт, регулирующий оборот наличных денежных средств для выдачи подотчетным лицам.

Какая информация необходима для составления авансового отчета?

В список нормативных документов, подлежащих сдаче в авансовой отчетности входят:

• положение о расчетах с подотчетными лицами,
• список сотрудников, имеющих право на получение подотчетных средств,
• приказы о служебных командировках,
• заявление работника на выдачу подотчетных сумм с указанием счета для перечисления денег в безналичном порядке.

Выдаются подотчетные суммы только в определенном порядке на основании приказа руководителя предприятия и заявления работника.

Как правило, такие отчеты составляются вручную, или же с помощью специализированных программ, например 1С. Предоставляться форма должна в бухгалтерию в течение 3 дней с момента израсходования средств или возвращения из командировки.

Заявление работника о выдаче авансового отчета

Письменное заявление подотчетного лица, то есть сотрудника, для выдачи ему наличных денег под отчет оформляется в произвольной форме, и должно содержать запись о сумме наличных, которую необходимо выдать, и сроке, на какой период выдаются эти деньги. После составления заявления на нем необходимо оставить подпись руководителя организации и дату. Подпись руководителя и дата на таком заявлении являются обязательными реквизитами.

Отметим, что форма заявления не предусмотрена нормативным актом и потому заявление составляется произвольно (с отражением всех необходимых сведений) либо утверждается в ЛНА компании.

В заявлении также еще должна содержаться информация об отсутствии задолженности за подотчетным лицом.

Это обязательное требование к подотчетному лицу: выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения с его стороны задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (абз. 3 п. 6.3 Указания N 3210-У). Таким образом, если сотрудник еще не отчитался по выданному ранее авансу, выдать ему новый нельзя.

Как заполнять авансовый отчет?

Бланк заполнения отчета образца 2018 года вы можете скачать здесь. Расскажем, как его необходимо заполнить, чтобы документ считался корректным.

На лицевой стороне формы № АО-1 необходимо указать следующие данные:

• наименование организации, которая выдавала денежные средства под отчет, коды по ОКПО и ОКУД;
• номер и дата составления отчета;
• данные подотчетного лица: ФИО и должность;
• наименование структурного подразделения.

На обратной стороне формы № АО-1 указать следующие данные:

• сумму расхода по отчету;
• назначение аванса;
• информация об остатке/перерасходе аванса;
• билеты, кассовые и товарные чеки, квитанции и т. д.;
• количество приложенных оправдательных документов;
• подписи руководителя, главного бухгалтера, бухгалтера;
• расписка подотчетного лица с личной подписью.

При этом, в федеральном законе №402 “О бухгалтерском учете” не указана конкретная информация о требованиях обязательного применения унифицированных форм авансовых учетных документов. Поэтому у организаций есть выбор: либо самостоятельно разработать форму отчетов, либо воспользоваться унифицированной формой № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.