Что нужно знать про обмен электронными документами?
Обмен электронными документами упрощает ведение дел и подходит крупным организациям и представителям малого бизнеса. Главное, чтобы обе стороны документооборота были готовы работать с электронными документами.
Чтобы обезопасить передачу электронных документов, используют электронную цифровую подпись. Электронная цифровая подпись — это аналог собственноручной подписи. Электронная цифровая подпись помогает понять, не изменена ли информация в электронном документе со времени подписания. Она нужна, чтобы идентифицировать авторство и удостовериться в факте подписания.
Электронные документы - это эффективная система отчётности. Обмен электронными документами происходит значительно быстрее. Движение документов можно отследить на каждом этапе. Риск потерять документы снижается. Участники документооборота тратят меньше времени на обмен информацией. С помощью электронных документов формируется база документов, создается единое информационное пространство внутри организации.
Подготовка к переходу на электронный документооборот
Потребуется разработать техническое задание, выбрать сервис и оператора, спланировать бизнес-процессы, рассчитать окупаемость, внедрить систему и обучить персонал работать с программой. Необходимо рассчитать затраты перехода на электронный документооборот с учётом преимуществ, которые он даёт. При переходе на электронный документооборот можно проверить, кто из контрагентов работает с электронными документами или имеет возможность их получать.
Потребуется скорректировать учётную политику, составить список документов, которые будут участвовать в электронном документообороте. Передавать можно будет любые документы. Также необходимо определить круг лиц, которые будут хранить документы, заполнять и отправлять необходимую информацию. Ключи электронно-цифровой подписи лучше не передавать никому, даже доверенному лицу, чтобы избежать неприятностей.
После внедрения системы нужно контролировать процесс передачи документов и следить за обновлением программного обеспечения.
При выборе сервиса для обмена электронными документами учитывайте:
- что входит в стоимость предложения оператором,
- может ли оператор подключить ваших контрагентов к документообороту. Нужно узнать, как оператор поможет подключить нужного контрагента, как он будет переводить контрагентов на электронный обмен, какие работы он возьмёт на себя,
- делится ли оператор своими знаниями, есть ли экспертиза в области документов, кто разрабатывает сервис. Обязательно учитывайте опыт работы с документами: хранение, внутренний документооборот,
- техническая поддержка должна быстро реагировать на запросы,
- обладает ли сервис интеграционными возможностями. Готов ли оператор сделать роуминг с любым оператором электронного документооборота,
- готовность к доработкам функциональности.
Минусы при переходе на электронный документооборот существуют. Они не критичны, но их стоит учесть.
- Переход может повлечь большие затраты на разработку и внедрение системы. Но нужно учитывать, что переход упростит передачу документов и сэкономит время.
- При передаче электронных документов вероятность человеческой ошибки снижается, но все-таки остаётся. Сотрудник может некорректно ввести данные, отправить документ не туда.
- Документы в электронной форме уязвимы для вирусов, а из-за системного сбоя информация может быть утеряна. Стоит позаботиться о безопасности передачи электронных документов.
