8 495 221 08 40
назад к Новостям

Что нужно знать про обмен электронными документами?

22 февраля 2019

Возможна ли работа ИП без расчетного счета?

Что нужно знать про обмен электронными документами?

Обмен электронными документами упрощает ведение дел и подходит крупным организациям и представителям малого бизнеса. Главное, чтобы обе стороны документооборота были готовы работать с электронными документами.

Чтобы обезопасить передачу электронных документов, используют электронную цифровую подпись. Электронная цифровая подпись — это аналог собственноручной подписи. Электронная цифровая подпись помогает понять, не изменена ли информация в электронном документе со времени подписания. Она нужна, чтобы идентифицировать авторство и удостовериться в факте подписания.

Электронные документы - это эффективная система отчётности. Обмен электронными документами происходит значительно быстрее. Движение документов можно отследить на каждом этапе. Риск потерять документы снижается. Участники документооборота тратят меньше времени на обмен информацией. С помощью электронных документов формируется база документов, создается единое информационное пространство внутри организации.

Подготовка к переходу на электронный документооборот

Потребуется разработать техническое задание, выбрать сервис и оператора, спланировать бизнес-процессы, рассчитать окупаемость, внедрить систему и обучить персонал работать с программой. Необходимо рассчитать затраты перехода на электронный документооборот с учётом преимуществ, которые он даёт. При переходе на электронный документооборот можно проверить, кто из контрагентов работает с электронными документами или имеет возможность их получать.

Потребуется скорректировать учётную политику, составить список документов, которые будут участвовать в электронном документообороте. Передавать можно будет любые документы. Также необходимо определить круг лиц, которые будут хранить документы, заполнять и отправлять необходимую информацию. Ключи электронно-цифровой подписи лучше не передавать никому, даже доверенному лицу, чтобы избежать неприятностей.

После внедрения системы нужно контролировать процесс передачи документов и следить за обновлением программного обеспечения.

При выборе сервиса для обмена электронными документами учитывайте:

  • что входит в стоимость предложения оператором,
  • может ли оператор подключить ваших контрагентов к документообороту. Нужно узнать, как оператор поможет подключить нужного контрагента, как он будет переводить контрагентов на электронный обмен, какие работы он возьмёт на себя,
  • делится ли оператор своими знаниями, есть ли экспертиза в области документов, кто разрабатывает сервис. Обязательно учитывайте опыт работы с документами: хранение, внутренний документооборот,
  • техническая поддержка должна быстро реагировать на запросы,
  • обладает ли сервис интеграционными возможностями. Готов ли оператор сделать роуминг с любым оператором электронного документооборота,
  • готовность к доработкам функциональности.

Минусы при переходе на электронный документооборот существуют. Они не критичны, но их стоит учесть.

  • Переход может повлечь большие затраты на разработку и внедрение системы. Но нужно учитывать, что переход упростит передачу документов и сэкономит время.
  • При передаче электронных документов вероятность человеческой ошибки снижается, но все-таки остаётся. Сотрудник может некорректно ввести данные, отправить документ не туда.
  • Документы в электронной форме уязвимы для вирусов, а из-за системного сбоя информация может быть утеряна. Стоит позаботиться о безопасности передачи электронных документов.
назад к Новостям