Получив заказ на партию алкоголя, поставщик отгружает необходимое количество товара и оформляет накладную, электронная версия которой отправляется в ЕГАИС, а печатная передается экспедитору. После поставки алкогольной продукции в магазин, киоск, любое другое предприятие розничной торговли продавцу нужно сверить накладные.
Электронная накладная приходит продавцу из системы ЕГАИС в товароучетную программу. Он сверяет фактическое наличие поступившего алкоголя с данными в накладной из ЕГАИС. Данные сошлись - тогда магазин подтверждает закупку в ЕГАИС. После подтверждения там появится информация, сколько алкоголя закупил магазин. При этом сканировать бутылки необязательно. Если данные не совпадают, или марки на каких-либо бутылках повреждены — накладная отклоняется или оформляется акт расхождений. Такая схема обязательна для закупки всех видов спиртных напитков, в том числе слабоалкогольных и одинакова для всех: для розницы, для общепита.
Учет поставки накладными осуществляется с привязкой к конкретным регистрационным формам учета 1 и 2. Они характеризуют товар и соответствуют отдельным позициям в электронной накладной. Из-за этого количество позиций в электронной накладной от ЕГАИС и в бумажной накладной может не совпадать. Это не нарушение. Но суммовые количества продукции сходиться должны.
Отгрузка алкогольной и безалкогольной продукции, входящих в одну партию продукции, может оформляться одной товарно-транспортной накладной. По ней в ЕГАИС фиксируются только сведения об алкогольной продукции. Данные о поставке безалкогольной продукции вносить в систему нельзя.
Накладные сверены, всё в порядке. После этого нужно загрузить сведения о продукции в кассовое ПО. На каждой бутылке есть марка, на которую нанесен двумерный штрихкод. В нем зашифрованы данные о производителе и лицензии, характеристики продукции.
Продажа алкогольной продукции
При продаже алкоголя кассир сканирует обычный штрих-код с бутылки, затем система предлагает считать двумерный код 2D-сканером. Данные уходят в программу УТМ ЕГАИС, затем в PAP. Если проверка проходит успешно, то генерируется квитанция с усиленной цифровой подписью магазина и штрих-кодом, которая приходит на кассу и позволяет закрыть чек. Цифровая подпись вносится USB-устройством JaCarta, которое подключается к компьютеру. Усиленная цифровая подпись должна быть в каждом обособленном подразделении организации. ИП могут использовать одну подпись по всем местам торговли.
Чек обязательно должен иметь QR-код, чтобы покупатель мог проверить подлинность алкоголя, отсканировав код через мобильное приложение «АнтиКонтрафакт Алко».
Мобильное приложение «АнтиКонтрафакт Алко»
В приложении есть текстовая и видео инструкции. Оно нужно, чтобы покупатель проверил легальность алкогольной продукции до покупки и получил сведения о приобретенном товаре после расчета. Пользователи могут оповещать систему о подозрительной продукции и нарушениях.
Для рассмотрения обращения пользователю желательно подробно описать суть нарушения, дату и время обнаружения подозрительной продукции, указать организацию-правонарушителя, если это необходимо. Также покупатель вносит адрес организации, добавляет фото магазина, чека, бутылки алкоголя и любые другие необходимые снимки, подтверждающие нарушение.
Продажа пива, сидра, пивных напитков, медовухи
Розничная продажа пива, пивных напитков, сидра, пуаре и медовухи не отражается в ЕГАИС. Через систему отражается только закупка, где необходимо применение УТМ. УТМ необходим для обособленных подразделений организаций-производителей, осуществляющих только оборот алкогольной продукции, без импорта. Если программные средства ЕГАИС установлены по месту осуществления производства алкогольной продукции, установка УТМ для фиксации оборота алкогольной продукции не требуется. УТМ можно бесплатно скачать в Личном кабинете на egais.ru, который будет совместим с товароучетной системой.
Тоже касается розничной продажи алкогольной продукции в организациях общественного питания. Они не учитывают объемы продажи алкогольной продукции в ЕГАИС, но обязаны отражать закупку и вести журнал учета объёма розничных продаж алкогольной продукции.
Также передавать данные о розничной продаже в ЕГАИС не нужно:
- в населенных пунктах, в которых отсутствует доступ в интернет,
- при обороте алкогольной продукции, помещаемой под таможенные процедуры таможенного транзита, таможенного склада, беспошлинной торговли, уничтожения, а также ввозимых в РФ в качестве припасов;
- при временном хранении алкогольной продукции, ввозимой в РФ;
- при перевозках алкогольной продукции, а также спиртосодержащей продукции с содержанием этилового спирта не более 25% объема готовой продукции.
Ведение журнала учета розничной торговли алкоголем
Сведения о розничной продаже хранятся в журнале. Туда записывают факты вскрытия тары. Журнал заполняют на месте и делают это каждый день. Данные вносят всякий раз после розничной продажи единицы продукции либо по факту вскрытия тары, которая использовалась для поставки и розлива алкоголя потребителю. Журнал можно вести на бумаге или в электронном виде. Данные в журнале не нужно никуда отправлять. Данные понадобятся, когда Росалкогольрегулирование придет с проверкой.
Журнал не ведется в произвольной форме. Он выглядит так:
- № п/п – порядковый номер продукции.
- Дата розничной продажи – день/месяц/год.
- Штрих-код. Сюда записывают символы, считанные с федеральной специальной или акцизной марки 2D-сканером. Подключение к ЕГАИС в этом случае обязательно.
- Наименование продукции – информацию берут из сопроводительных документов.
- Код вида продукции в соответствии с Классификатором видов продукции, который утвержден приказом № 231 - подробнее....
- Емкость (л) – объем потребительской или транспортной тары.
- Количество.
Если организация будет вести журнал в электронном виде для продукции, маркируемой федеральными специальными и акцизными марками, графы 4, 5, 6 и 7 заполнять не нужно.
Отсутствие журнала учета на торговой точке могут признать нарушением и оштрафовать: ИП и должностных лиц на сумму от 10 000 до 15 000 рублей, организации — на 150 000-200 000 рублей.
Что изменилось с приходом обязательной маркировки в 2019?
С 1 января 2019 года прекратилась выдача обычных акцизных марок и началась выдача марок с кодом DataMatrix. Алкоголь со старыми марками продолжают продавать по старой схеме.
С 2019 года производители наносят код DataMatrix на каждую тару/бутылку, отправляют сведения в ЕГАИС и передают поставщикам маркированную продукцию с указанием кодов в документах отгрузки.
Поставщики проверяют партию на наличие маркировки, соответствие кодов на продукции кодам в документах и отправляют в единую систему информацию об изменении владельца товара. Поставщики передают маркированную продукцию в розничные предприятия с указанием кодов в документации при отгрузке.
Розничный магазин проверяет наличие маркировки на продукции, проверяет соответствие кодов кодам в документах, отправляет информацию в систему об изменении владельца товара и выводе товара из оборота после продажи. Коды проданного алкоголя списываются.
Все розничные магазины на территории РФ должны передавать информацию в ЕГАИС о закупках любого алкоголя, в том числе пива, пивных напитков, сидра, пуаре или медовухи. В отчетах о розничных продажах через систему должна проходить каждая единица товара, кроме слабоалкогольных напитков.
Маркировка пива
Работать по маркировке пивоваренной продукции начали еще 1 июля 2018 года. Потом производители пива обратились в ЦРПТ, чтобы изучить их бизнес-процессы и провести добровольный эксперимент по обязательной маркировке. Центр развития, Объединение участников пивобезалкогольного рынка и Национальный союз производителей пива и напитков запустили эксперименты по маркировке пива без бумажных носителей. Подготовка к тестовой маркировки шла на Московской пивоваренной компании, которая производит пиво «Жигули», «Хамовники» и FAXE Premium. Эксперимент затронул все типы упаковки и завершился к началу сентября. ЦРПТ заключил с НСППиН соглашение о создании рабочей группы, где будут работать над деталями реализации проекта и согласовывать проведение пилотных испытаний.
ЕГАИС для пива, сидра, пивных напитков и других слабоалкогольных напитков, а также для общепита, нужен магазинам, если они не продают в розницу крепкий алкоголь, только для подтверждения закупок у поставщиков.
Что нужно для комфортной работы с ЕГАИС
Для работы с ЕГАИС нужен хороший и стабильный интернет со скоростью не менее 256 кбит/с. Если перебои с соединением бывают редко - ничего страшного. УТМ ЕГАИС может работать без интернета до 3 дней. Программа будет собирать данные и когда появится соединение, отправит сведения о проданном алкоголе.
Для работы с ЕГАИС понадобится компьютер или ноутбук с объемом оперативной памяти не менее 2 ГБ. Остальные рекомендуемые технические характеристики:
Для работы с ЕГАИС из точек розничной продажи нужен:
- Компьютер, ноутбук.
- Крипто-ключ JaCarta.
- 2D-сканер и касса совместимая с ЕГАИС. К примеру, можно приобрести готовое решение pos-систему АТОЛ HUB20 10.
- Программное обеспечение ЕГАИС – УТМ, которое можно скачать на сайте Росалкогольрегулирования.
- Усиленная квалифицированная ЭЦП.
Бухгалтерская программа, например 1С, совместимая с УТМ и возможностью создавать файлы подходящего для ЕГАИС формата.