С 1 июля 2017 года практически все организации и ИП обязаны перейти на онлайн-кассы. Что представляют собой устройства нового образца, какие функции они выполняют и как работают – все это вы узнаете в нашей статье.

Какие изменения были внесены в онлайн-кассу?

Оборудование нового образца мало чем отличается от старых аппаратов. Самое главное отличие – наличие фискального накопителя. Это встроенное или подключаемое устройство с собственным регистрационным номером и ограниченным сроком эксплуатации. Данный прибор стал фактически заменой привычной всем контрольной ленты ЭКЛЗ. Именно с фискального накопителя сведения доставляются в ИФНС.

Есть несколько функций, которых ранее в подобном оборудовании не было:

• Отправка платежной информации в Федеральную налоговую службу в режиме реального времен через оператора фискальных данных.

• Хранение и шифрование сведений об оплате.

• Формирование чеков в бумажном и электронном форматах, предоставление их на телефон или e-mail покупателя.

Если компания ранее использовала в работе новые онлайн-кассы, и устройства поддерживают возможность подключения фискального накопителя, можно значительно сэкономить на покупке дорогостоящего оборудования. Согласно Федеральному закону №54-ФЗ, модернизированную технику старого образца можно применять в деятельности наравне с новыми моделями. Для этого нужно перерегистрировать ее на сайте ФНС.

До того, как было введено обязательное применение кассовой техники нового образца, чеки печатались в двойном экземпляре: один выдавался покупателю, другой оставался у кассира и вкладывался в отчет о работе с ККМ за смену. И только после личной проверки Федеральная налоговая служба получала данные об обороте финансовых средств в компании. Со вступлением в силу закона контролировать деятельность ИП и юридических лиц стало проще благодаря получению информации в режиме онлайн, поэтому у ФНС отпала необходимость в обязательных проверках. Также не нужно хранить вторые экземпляры кассовых чеков, так как сведения автоматически сохраняются на сервере оператора фискальных данных, а также на регистраторе устройства.

Как работает онлайн-касса?

Благодаря устройствам нового образца с фискальными накопителями взаимодействие кассира и клиента происходит быстрее – все процессы расчета полностью автоматизированы и тщательно контролируются.

После покупки и регистрации контрольно-кассового аппарата и подключения к оператору можно приступать непосредственно к работе с устройством. Существует определенный план действий, который помогает наиболее эффективно взаимодействовать с ККТ нового образца с первых дней ее использования:

1. Клиент оплачивает покупку. Процесс не меняется от того, сделал ли он это наличными или через банковскую карту.

2. Кассир вносит в операционную систему устройства данные о товаре/услуге, номер телефона и адрес электронной почты клиента с помощью сканера штрих-кода, клавиатуры или сенсорного дисплея ККМ.

3. Продавец пробивает чек, информация с которого записывается на фискальный накопитель. Из прибора данные передаются в режиме онлайн оператору, который проверяет их и присылает на кассу отчет о том, что они были приняты. В это же время сведения отправляются от ОФД в Федеральную налоговую службу.

4. Создается запись об оплате в фискальном накопителе, данные о платеже передаются на чековый принтер контрольно-кассового аппарата. Бумажный документ распечатывается и выдается клиенту. По первому требованию покупателя кассир обязан предоставить ему электронную версию чека, отправив ее на внесенную в онлайн-устройство почту или номер телефона также через ОФД.

Абсолютно вся информация, поступающая на фискальный накопитель, отправляется в Федеральную налоговую службу. Она тщательно проверяется, и в случаях, когда данные с онлайн-кассы отличаются от сведений, которые предоставляются компанией в налоговой декларации, сумма налога будет заново пересчитана сотрудниками ИФНС. Подобные действия отнимут много времени и сил. В том числе вам могут начислить штраф за предоставление некорректных сведений. Поэтому не стоит нарушать закон.