Первое, что нужно сделать продавцу перед началом работы с онлайн-кассой – ознакомиться со всеми особенностями её эксплуатации. Это важно, если он никогда не пользовался новыми аппаратами или вообще не знаком с системой ККМ. Также основы желательно знать и владельцу бизнеса, чтобы при необходимости обучить нового сотрудника.
Ниже представлены основные моменты, с которыми стоит ознакомиться ещё до начала работы. Тогда вероятность проблем, простоев и штрафов будет сведена к минимуму.
Начальная подготовка
Данный этап является обучением. Кассир знакомится с полной инструкцией по работе аппарата. Далее идёт знакомство со всеми подключенными к нему устройствами: эквайринговым терминалом, весами, сканером штрих-кодов.
Затем следует изучить:
- инструкцию к ПО – формирование отчётов, печать и исправление чеков и т.д.;
- отправку квитанции на e-mail или мобильное устройство;
- схему действий при сбоях системы, отключении интернета, электричества или подключенных к кассе аппаратов.
Для новичка такой процесс – довольно долгий, и, возможно, в первое время он будет путаться. Оптимальный вариант для работодателя – заранее составить краткую и понятную инструкцию, а основные действия распечатать, чтобы они постоянно были на виду у сотрудника.
Особенности: вопрос – ответ
Ниже представлены наиболее частые случаи, которые требуют быстрого исправления. Обратите внимание, что для разных моделей действия могут немного отличаться.
Что делать, если в чеке указана неверная сумма?
В таких случаях формируется чек коррекции. Также его пробивают, если на кассе выявлена недостача.
Что делать при возврате товара?
В таких случаях нужно сформировать обычный чек с ценой возвращённого товара, но в качестве способа расчёта указать «Возврат прихода».
Нужен ли чек при пополнении счёта в интернет-магазине?
Чек выдаётся обязательно, в любом случае. В такой ситуации указывается способ расчёта «Аванс», но без внесения данных о товаре. Во время дальнейшей покупки, совершаемой на эти средства, нужно указать: «Полная оплата».
Как пробивается чек на товары без НДС?
В таком случае чек формируется, как обычно, но сумма налога не выделяется. Также нужно ввести тег 1105, который отвечает за расчёты без НДС.
Как формируется чек об открытии смены?
Первый чек обязательно пробивается в течение 24 часов с того момента, как смена была открыта. В организациях с редкими продажами лучше не открывать кассу до прихода первого покупателя. Когда у предприятия много дней с нулевыми отчётами, ФНС проявляет повышенный интерес.
Обязателен ли кассовый журнал?
Нет. От него можно отказаться, и это одна из приятных особенностей онлайн-кассы в сравнении с обычной ККМ.
Проблемы с онлайн-кассами
Существуют и проблемы, возникающие при работе с кассами нового образца. Но касаются они не самих аппаратов, а незнания сотрудников, как поступать. Их нужно подготовить к возможным форс-мажорам.
Основные проблемы и их решение:
- Отключено или «пропало» соединение с интернетом. В этом случае касса будет работать в автономном режиме, а при подключении данные автоматически отправятся в ФНС. Но нужно учитывать, что дольше 30 дней без передачи сведений торговать запрещено.
- ОФД лишили лицензии. В таком случае интернет нужно отключить целенаправленно. В последующие 20 дней потребуется работа без него. За это время ОФД заменяется, подписывается договор с новым, и данные будут отправлены уже ему.
- Отключено электричество. В таком случае закон предписывает ничего не продавать. Торговля без кассы и чеков чревата штрафами.
Зная эти основы, можно спокойно работать и не бояться ситуаций, которые неподготовленному продавцу кажутся форс-мажором. Предпринимателю желательно составить мини-памятку для сотрудника, чтобы он всегда мог взять оттуда информацию.
