Онлайн кассы – новые удобные аппараты, пришедшие на замену привычным ККМ. Казалось бы, достаточно приобрести их и установить, и работа пойдет так, как надо. Но на практике всё несколько сложнее. Важно не допустить ошибок, особенно предпринимателям-новичкам, потому что неверные действия приведут к штрафам от ФНС.
Принципы взаимодействия ФНС и предприятия через онлайн-кассу
Онлайн-касса имеет встроенный фискальный накопитель. Его также можно встретить под сокращенным названием ФН. В нем хранятся сведения обо всех проведенных платежах. Каждое предприятие подключается к оператору фискальных данных, а через него вся информация оперативно уходит в налоговую.
В случае перебоев с интернетом предусмотрено сохранение сведений в течение срока до одного месяца. Как только связь будет возобновлена, всё, что накопилось за это время, автоматически отправляется в ФНС.
Поскольку онлайн-касса сама по себе предусмотрена как раз для того, чтобы расчеты были более точными и более честными, налоговая предъявляет определенные требования к её покупке и обслуживанию. О них нужно знать заранее, чтобы не навредить себе – несоблюдение карается штрафами.
Правила приобретения, установки и использования онлайн-касс
Все правила можно узнать непосредственно в налоговой. Но лучше иметь общее представление о них заранее, а далее лишь уточнить, всё ли соблюдается – на случай внесения изменений.
Чтобы не заработать себе штраф при использовании онлайн-кассы, предприниматель должен знать вещи, перечисленные ниже.
- Кассовая машина может приобретаться в каком угодно магазине на усмотрение бизнесмена. Также он вправе выбрать любую модель – главное, чтобы она могла справиться с предполагаемым объемом работы. Но он обязательно должен зарегистрировать её в ФНС. Также заключается договор с оператором фискальных данных (сокращенно ОФД). Пока это не сделано, работать на кассе нельзя!
- Можно вместо покупки нового аппарата модернизировать старую кассу, но лишь в том случае, если она может быть подключена к интернету по проводному и беспроводному соединению. Также обязательно должна быть возможность подсоединить фискальный накопитель. В остальных случаях требуется замена аппарата. Модернизация обычно обходится дешевле, чем покупка, но это зависит от особенностей конкретного случая.
- Кассовая машина подключается к интернету. Данное условие – обязательное. Интернет должен быть подключен сразу двумя способами: проводным и беспроводным.
- У ФН есть срок службы, зависящий от количества места на нём и интенсивности использования. По сути, накопитель – это жёсткий диск. Как только его память заканчивается, требуется замена. Обычно это происходит через 13-36 месяцев. О приобретении нового нужно позаботиться заранее.
- После окончания срока службы предприятие обязано хранить каждый ФН в течение 5 лет.
- На фискальные накопители у ФНС есть отдельный реестр, где нужно регистрировать каждый ФН.
- При работе с онлайн-кассой продавец должен ежедневно регистрировать открытие и закрытие смены, а пробой первого чека необходим не позднее, чем через 24 часа после открытия.
- Чек для покупателя обязательно должен быть отдан клиенту. Кроме того, продавец обязан уметь отправлять электронную версию квитанции на e-mail или мобильное устройство по запросу.
Правила не так уж сложны, а вот их соблюдение обезопасит владельца бизнеса от лишнего недоверия налоговой, от внеплановых проверок и штрафов. Это займет некоторое время, но поможет вести деятельность более прозрачно, что, в конечном итоге, упростит работу с ежегодной отчетностью.
