Принцип работы онлайн-кассы
Главное отличие ККТ нового образца от старых касс – наличие фискального накопителя. Он представляет собой отдельное устройство, имеющее свой номер и определенный срок службы. На фискальном накопителе хранится вся информация о финансовых операциях за конкретный промежуток времени. С него сведения передаются в Федеральную налоговую службу. По сути, ФН заменяет устаревшую контрольную ленту – ЭКЛЗ.
Процесс оформления покупки с помощью ККТ нового образца выглядит следующим образом:
-
Покупатель оплачивает товар или услугу.
-
Устройство формирует чек.
-
Документ сохраняется на фискальном накопителе.
-
Аппарат обрабатывает данные, формирует фискальный признак и передает сведения оператору.
-
ОФД принимает чек, сохраняет его, проверяет подлинность информации и пересылает на кассу уведомление о получении документа.
-
Далее оператор отправляет сведения в Федеральную налоговую службу.
-
При необходимости продавец выдает клиенту электронный чек, переслав его на почту или при помощи смс-оповещения.
С введением онлайн-касс общая схема взаимодействия кассира и покупателя не меняется. Однако появляется преимущество использования устройств. Оно состоит в том, что все процессы оплаты полностью автоматизированы, происходят быстрее и лучше контролируются.
До введения в обязательное использование онлайн-касс устройства старого образца печатали чеки в двойном экземпляре, один из которых оставался у продавца и вкладывался в отчет о работе ККТ в его смену. Поэтому Федеральная налоговая служба могла получать информацию о деятельности компании только после непосредственной проверки торговой точки. При онлайн-кассах процесс контроля над работой предприятия существенно упростился, благодаря чему ФНС не нужно устраивать такие частые проверки, как это было ранее. Тем более, не требуется хранить множество контрольных лент – все данные о продажах сохранены на сервере ОФД, и их можно проверить в любой момент.
Нюансы работы онлайн-кассы
Стоит знать, что при введении в деятельность предприятия ККТ необходимо соблюдать сроки передачи данных о финансовых операциях в ФНС. Ранее они не регламентировались так строго. Так, начиная рабочий день, продавец должен создать отчет об открытии смены, а завершая его – пробить информацию о закрытии. Это необходимо сделать в течение 24 часов с момента начала работ. Если нарушить данные сроки, программа заблокирует функцию создания чеков. Это приведет к остановке работы компании и штрафам.
Еще одним нюансом в работе с кассами нового образца является их функционирование в автономном режиме. При отключении интернета ККТ может некоторое время работать без доступа к сети, сохраняя сведения об оплате на фискальный накопитель. В подобном режиме устройство может действовать не более 30 дней. После истечения этого срока касса автоматически блокируется. Для введения оборудования в работу потребуется обращение в ФНС для передачи данных о платежах.
Фискальный накопитель имеет определенный срок службы в зависимости от системы налогообложения компании, где он используется. Так, для льготных режимов время использования ФН составляет 36 месяцев, ЮЛ и ИП на совмещении – 13 месяцев. Фискальные накопители необходимо хранить в течение 5 лет после окончания срока службы.
Подключение онлайн-касс и порядок их модернизации
Для соответствия требованиям закона касса должна быть зарегистрирована в реестре ФНС. Также необходимо обеспечить устройству бесперебойное соединение с интернетом. Кроме того, требуется подключение к оператору фискальных данных, с помощью которого все сведения о платежах передаются в налоговую.
Кроме покупки новых устройств можно доработать кассовую технику старого образца, если это предусмотрено ее производителями. Модернизируемые аппараты имеют возможность подключения к сети Интернет и вход для фискального накопителя. Все более современные модели позволяют произвести доработку. Модернизация кассовой техники обойдется в несколько раз дешевле по сравнению с приобретением устройств. Например, новая касса стоит в среднем 20 000 рублей. Апгрейд техники старого образца – около 6 000 рублей.
